Home / Publications / Mwongozo wa Usimamizi na Ukaguzi wa Mahakama

Mwongozo wa Usimamizi na Ukaguzi wa Mahakama

JAMHURI YA MUUNGANO WA TANZANIA

picha

MAHAKAMA

MWONGOZO WA USIMAMIZI NA UKAGUZI WA MAHAKAMA – 2016

Yaliyomo

1.0 UTANGULIZI 3

1.1 AINA ZA UKAGUZI 3

2.0 VIONGOZI WAKAGUZI 3

2.1 Mahakama za Mahakimu: 3

3.0 MPANGO NA RATIBA ZA UKAGUZI 4

4.0    NAMNA YA KUFANYA UKAGUZI NA KUANDAA TAARIFA. 5

4.1    Majaji, Wasajili na Mahakimu wakaguzi watafanya Ukaguzi na kuandaa    taarifa katika Masuala ya Kimahakama. 5

4.2    Watendaji wa Mahakama watafanya Ukaguzi na kuandaa taarifa katika Masuala ya Kiutawala. 5

4.1.1 MAENEO NA MASUALA YA KUKAGUA. 6

4.1.2 MIKUTANO NA WATUMISHI WA MAHAKAMA. 39

4.1.3 MKUTANO NA MAHABUSU NA WAFUNGWA. 40

4.1.4 UANDAAJI NA UWASILISHAJI WA TAARIFA YA UKAGUZI: 40

4.1.5 UCHAMBUZI NA UWASILISHASHAJI WA TAARIFA ZA UKAGUZI 41

4.1.6  UWASILISHAJI WA TAARIFA KWA MHESHIMIWA JAJI MKUU. 42

DIBAJI

Ukaguzi wa huduma za Kimahakama na za Kiutawala ni nguzo imara ya ubora wa huduma zinazotolewa na Mahakama na sehemu muhimu ya kupata mrejesho wa utoaji wa huduma kwa wateja.  Agenda ya kusimamia kikamilifu utendaji wa shughuli za Mahakama imekuwa kubwa zaidi katika kipindi hiki  ambacho ipo katika mageuzi ya kuboresha mifumo ya utendaji haki, kukabiliana na mlundikano wa mashauri na kuyashughulikia kwa wakati.

Kwa kutambua umuhimu na nafasi ya ukaguzi katika kuboresha utendaji na kuongeza tija, Mahakama ya Tanzania imeanzisha Kurugenzi ya Ukaguzi wa Huduma zake ili kuhakikisha utendaji haki unazingatia viwango vya huduma tulivyojiwekea.  Kupitia mkataba wa huduma kwa mteja, kanuni, miongozo na sheria mbalimbali, Mahakama imejiwekea aina na viwango vya huduma zake.

Jamii ina matarajio kuwa Majaji na Mahakimu wanatenda shughuli ya utoaji haki kwa kuzingatia viwango vya ubora vinavyokubalika Kitaifa, Kikanda na Kimataifa.  Jamii pia ingependa kuona kesi zikimalizika kwa muda muafaka.

Ni kwa misingi hii hakuna ubishi kuwa mwongozo huu wa ukaguzi wa Mahakama za chini umekuja wakati muafaka.  Ninategemea kuwa mwongozo huu utakuwa msingi na nguzo imara ya uhakika wa utoaji wa huduma bora.  Kwa matumaini hayo ninaamini viongozi wakaguzi wote watausoma na kuulewa mwongozo na watautekeleza ipasavyo kwa ustawi wa Mahakama ya Tanzania.

 

Mheshimiwa M. C. Othman

Jaji Mkuu wa Tanzania

Dar es Salaam

Aprili, 2016

 

1.0  UTANGULIZI

Kitabu hiki kinaweka bayana wajibu na utaratibu wa viongozi wakaguzi kukagua, kuchambua, kuandaa na kuwasilisha taarifa za usimamizi na ukaguzi wa utendaji katika mahakama. Usimamizi ni kuangalia utekelezaji wa kila siku wa taratibu za utendaji na ukaguzi ni kuangalia kama taratibu zinafuatwa katika utendaji kazi kila baada ya kipindi fulani katika mwaka. Vigezo vinavyozingatiwa katika usimamizi na ukaguzi kwa sehemu kubwa vinafanana tofauti ipo katika muda wa utekelezaji wa aina mojawapo ya tukio. Kwa mwongozo huu inatarajiwa kila msimamizi na mkaguzi atatekeleza wajibu wake kikamilifu ili mahakama iweze kutoa huduma kwa tija na ubora unaotarajiwa.

1.1  AINA ZA UKAGUZI

Kutakuwa na aina kuu mbili za ukaguzi wa huduma za Mahakama:

  • Ukaguzi wa Kawaida utakaokuwa unafanyika, angalau mara moja kila robo Mwaka katika kila Mahakama za Mahakimu
  • Ukaguzi Maalumu unaoweza kufanyika kutokana na Malalamiko, taarifa za mashauri, taarifa za ukaguzi au jambo jingine lolote

2.0  VIONGOZI WAKAGUZI

Kutakuwa na Viongozi wakaguzi katika ngazi za Mahakama ya Tanzania kama ifuatavyo:

 2.1  Mahakama za Mahakimu:

  • Jaji Mfawidhi Kanda ya Mahakama Kuu au Jaji yeyote wa Mahakama Kuu kwa kadri ya maelekezo ya viongozi.
  • Naibu Msajili na Mtendaji wa Mahakama Kuu (kanda).
  • Hakimu Mkazi Mfawidhi(M) na Mtendaji wa Mahakama(M)
  • Hakimu Mkazi Mfawidhi (W) na Mtendaji wa Mahakama(W)
  • Mkurugenzi wa Idara ya Ukaguzi wa Huduma za Mahakama na Maadili au mwakilishi wake

3.0  MPANGO NA RATIBA ZA UKAGUZI

Kabla ya tarehe 1 ya Mwezi Februari kila Mwaka, Kila Kiongozi Mkaguzi katika kila ngazi ya Mahakama ataanda na kuwasilisha Mpango na Ratiba ya ukaguzi wa Mahakama kama ifuatavyo:

  • Naibu Msajili na Mtendaji wa Mahakama Kanda ya Mahakama Kuu kwa Jaji Mfawidhi, nakala kwa Msajili na Mtendaji wa  Mahakama Kuu na Mkurugenzi  wa Idara ya Ukaguzi wa Huduma za Mahakama na Maadili
  • Hakimu Mkazi Mfawidhi (M) na Mtendaji wa Mahakama (M) kwa Naibu Msajili na Mtendaji wa Mahakama Kanda ya Mahakama Kuu, kwa mfuatano, nakala kwa Msajili, Mtendaji wa Mahakama Kuu  na Mkurugenzi  wa Idara ya Ukaguzi wa Huduma za Mahakama na Maadili.
  • Hakimu Mkazi Mfawidhi(W) na Mtendaji wa Mahakama (W) kwa Naibu Msajili na Mtendaji wa Mahakama Kanda ya Mahakama Kuu na nakala kwa Hakimu Mkazi Mfawidhi(M), Mtendaji wa Mahakama(M), Msajili na Mtendaji wa Mahakama Kuu na Mkurugenzi  wa Idara ya Ukaguzi wa Huduma za Mahakama na Maadili
  • Ili kuleta ufanisi na Matumizi sahihi ya rasilimali, viongozi wakaguzi walioko katika ngazi moja ya Mahakama watakuwa na mpango na ratiba itakayowawezesha kufanya ukaguzi kwa pamoja.

4.0        NAMNA YA KUFANYA UKAGUZI NA KUANDAA TAARIFA

4.1       Majaji, Wasajili na Mahakimu wakaguzi watafanya Ukaguzi na kuandaa    taarifa katika Masuala ya Kimahakama.

4.2              Watendaji wa Mahakama watafanya Ukaguzi na kuandaa taarifa katika Masuala ya Kiutawala.

 4.1.1 MAENEO NA MASUALA YA KUKAGUA

ENEO LA UKAGUZI

(1)

MAMBO YA KUKAGUA

(2)

MATOKEO YA UKAGUZI

(3)

HATUA/MAELEKEZO/MAPENDEKEZO

(4)

1.    Haiba Mavazi ya Mahakimu na Watumishi
2.    Maadili ya Mahakimu na Watumishi wengine a. Uzingatiwaji wa Kanuni za Maadili ya Maafisa wa Mahakama na Utumishi wa Umma  

 

 

  1. Malalamiko ya tuhuma za vitendo vya rushwa na ukiukwaji wa maadili kwa ujumla
3.    Maktaba a.    Uwepo wa Vitabu, machapisho, majarida na nakala za hukumu za Mahakama za juu
b.     Hifadhi na Mpangilio  wa maktaba
4.    Mafaili ya Ufunguaji wa Mashauri a.Uzingatiwaji wa utaratibu wa upokeaji na ufunguaji Mashauri
b.Utunzaji na Mpangilio wa Mafaili ya Ufunguaji Mashauri
5.    Rejesta za Mashauri a. Usahihi wa uandikaji taarifa za mashauri yanayofunguliwa na yanayomalizika katika Rejesta
b. Usahihi na Uhalali wa Madai/Mashtaka/Maombi na mamlaka ya mahakama.
c. Usahihi na uhalali wa ada ya kufungua shauri
e.  Usahihi na uhalali wa amri/adhabu/nafuu iliyotolewa
 f.Uzingatiaji wa utaratibu wa Kuandika  Muhtasari wa Mashauri katika Rejesta
g.Utunzaji wa Rejesta na Mpangilio wake

 

6.    Utoaji wa nakala za hukumu a.  Uwepo wa rejesta ya uchapaji
b. Uzingatiaji wa FIFO katika uchapaji
 

c.  Utoaji nakala za hukumu kwa wakati

7.    Uzingatiaji utaratibu wa “individual calendar”

 

a. uwepo wa rejesta ya kupanga/kugawa Mashauri kwa Mahakimu
b.Utunzaji na Mpangilio wa Rejesta ya kugawa Mashauri
c.    Uwiano na usawa katika kugawa mashauri
8.    Orodha ya Mashauri yanayosikilizwa kwa juma. (cause List) a.    Uandaaji wa “Cause list”
b.    Uwepo wa “Cause list” katika mbao za Matangazo
c.    Usambazaji wa nakala za Causelist kwa wadau.
9.    Majalada ya Mashauri a.    Usahihi na Uhalali wa hati ya Madai/Mashtaka/Maombi
b.    Akidi ya Mahakama
c.    Utoaji na uwasilishaji wa hati za kuitwa Shaurini
d.    Uzingatiaji wa Sheria,Kanuni, taratibu na Mazoea ya Kisheria katika Utoaji na uwasilishaji wa hati za kuitwa kwa mashahidi

 

e.    Usahihi wa Mwenendo wa kuandika kiri/kataa  ya Mshtakiwa/Mdaiwa
f.     Utaratibu wa kuruhusu dhamana
g.    Utaratibu wa kuweka Mahabusu Korokoroni
h.     Uandikaji wa sababu za kuahirisha shauri
i.     Uzingatiaji umri wa kesi katika kusikiliza mashauri
j.     Uzingatiaji wa utaratibu na Usahihi wa mwenendo wa usikilizaji wa  awali (PH) katika mashauri ya jinai
k.    Uzingatiaji wa Utaratibu wa Usuluhishi Mwafaka (ADR)
l.     Uzingatiaji wa Sheria,Kanuni, taratibu na Mazoea ya Kisheria katika  Mwenendo wa usikilizaji na upokeaji  wa ushahidi
m.  Uzingatiaji wa Sheria,Kanuni, taratibu na Mazoea ya Kisheria katika uenendeshaji wa  mashauri ya Mirathi
n.    Mwenendo wa shauri la Mirathi baada ya uteuzi wa Msimamizi wa Mirathi
o.    Uzingatiwaji wa Utaratibu kutoa Uamuzi wa iwapo au la kuna Kesi ya kujibu katika Mashauri ya jinai
p.    Uzingatiaji wa Sheria,Kanuni, taratibu na Mazoea ya Kisheria katika Uandishi  wa  Hukumu/uamuzi

i.        Utambuzi wa Viini vya Shauri (identification of issues)

            ii.        Uchambuzi na tathimini ya Ushahidi(analysis and evaluation of evidence)
           iii.        Utambuzi wa sheria inayofaa kutumika (identification of the Law applicable)
           iv.         Matumizi ya sheria kwenye ushahidi (application of the Law to the available evidence)
            v.         Ufasaha wa lugha (legal/ Swahili / English languange)
           vi.        Mantiki (Logic)
         vii.        Mtiririko (presentation) wa hukumu
q.    Uzingatiaji muda wa kutoa hukumu
r.     Uzingatiaji wa Sheria,Kanuni, taratibu na Mazoea ya Kisheria katika kutoa amri/Adhabu/nafuu
s.    Stakabadhi za ERV na Vifungo(prison receipt), kwa waliolipa faini au kutumikia kifungo.

 

t.     Uzingatiaji wa Sheria,Kanuni, taratibu na Mazoea ya Kisheria katika Utekelezaji wa hukumu/Maamuzi/Amri

 

10. Rejista ya hati  zitokanazo na amri za mahakama a.    Uwepo wa Rejesta  (From Court Register)

b.    Utekelezaji wa Amri za Mahakama

11. Masjala a.    Utunzaji Majalada ya Mashauri yanayoendelea na yaliyomalizika /fungwa
b.    Uwepo wa Watunza Kumbukumbu wenye sifa stahiki kitaaluma

 

12. Ukaguzi wa taarifa na takwimu za Mashauri a.    Uandaaji na usahihi wa taarifa za mashauri (returns) kwa kuangalia:

i.        Umalizaji mashauri

            ii.        Usahihi na uhalali wa maamuzi, tozo, adhabu na amri
           iii.        Mlundikano wa mashauri
13. Mfumo wa Malalamiko dhidi ya Mahakama b.    Uwepo wa Dawati la Malalamiko
c.    Uwepo wa Afisa Malalamiko
d.    Uwepo wa taratibu za kupokea, kushughulikia , kufuatilia na kutoa mrejesho kuhusu  Malalamiko
e.    Uandaaji wa taarifa za malalamiko
f.     Uwasilishaji wa taarifa  za Malalamiko
g.    Uchambuzi na tathimini ya taarifa za Malalamiko
14. Vikao vya “Bench Bar” Kufanyika kwa vikao vya “Bench Bar”
15. Utekelezaji  wa hukumu za mahakama a.     Uwepo wa rejista za Madalali na uhalali wao
b.    Usawa katika kugawa/kupanga kazi za utekelezaji wa hukumu  kwa madalali wa Mahakama
16.        Washauri wa Mahakama a.    Uzingatiwaji wa Sheria,Kanuni na taratibu za Uteuzi wa Washauri wa Mahakama
b.    Uzingatiwaji wa Sheria,Kanuni na taratibu za upangaji kazi kwa Washauri wa Mahakama
c.    Malipo ya Posho za Washauri
17. Majukumu ya uongozi a.    Ubunifu na mikakati ya kuleta ufanisi na ubora wa utendaji kazi katika kituo.
b.    Uzingatiaji wa Muda wa kuanza usikilizwaji wa Mashauri ya Jinai na Madai
c.    Uzingatiaji wa Muda wa kisheria/kisera  kumaliza Mashauri yaliyopokelewa Mahakamani
d.    Utekelezaji wa maagizo na
e.    nyaraka za viongozi wa Mahakama
 

f.     Usimamizi wa Nidhamu na Maadili katika kituo

18. Ukaguzi wa vyumba vya mahabusu ya Mahakama a.    Kuona kama rejista ya mahabusu inajazwa ipasavyo kuonyesha idadi ya mahabusu waliopo kwa  kutenganisha mahabusu wa kike na wa kiume.
b.    Uhalali wa Mahabusu waliomo ndani.
c.    Usafi  wa vyumba vya mahabusu na usalama wa Mahabusu.
19. Taarifa za mashauri(Returns) a.    Usahihi   wa Taarifa za Mashauri na uhalali wa amri/ adhabu/nafuu zilizotolewa  

 

b.   Utaratibu wa kuwasilisha Taarifa za Mashauri
c.     Uzingatiwaji wa Muda wa kisheria/ kisera wa kuwasilisha Taarifa za Mashauri.
20.        Mahabusu na Magereza a.    Uhalali wa Mahabusu kuwa ndani  ya Gereza
b.    Mahabusu ambao kutokana na aina ya makosa wanayokabiliwa nayo au umri wao, wanaweza kuachiliwa kwa dhamana
c.    Ubora (mwanga, maliwato na hewa) na usafi  wa vyumba
d.    Ubora na usafi wa Matandiko na mavazi
e.    Uwepo wa zahanati na dawa muhimu, vifaa vya matibabu na Matabibu
f.     Ubora na utoshelevu wa chakula
g.    Uzingatiwaji wa Sheria za Magereza
21. Mazingira ya Mahakama a.    Uwepo wa Bango linaloelekeza mahakama husika ilipo na vibao vya kuonyesha sehemu zinakopatikana huduma zinazotolewa na Mahakama.
b.    Uwepo wa Kamati ya mazingira.
c.    Uwepo wa Mipaka na wigo wa eneo la Mahakama
d.    Utekelezaji wa Tamko la Morogoro
22. Vitendea kazi na Miundombinu a.     Uwepo wa alama za utambuzi (bar code) kwenye vifaa
b.    Ubora, Utoshelevu, Usafi na utunzaji wa jengo, samani na vitendea kazi

 

c.    Uwepo wa nembo ya Taifa na picha za Viongozi wa Kitaifa  katika  kumbi  na ofisi za Mahakama

 

d.    Uwepo wa bendera ya Taifa
e.    Ubora, uimara  na usafi wa chumba cha vielelezo
f.     Uwepo wa regista ya vielelezo,
g.    Mpangilio na utambulisho wa Vielelezo
23. Stoo ya  Vifaa na vitendea kazi a.    Uwepo na ubora wa stoo ya kutunzia vifa na vitendea kazi
b.    Uwepo na matumizi ya leja

 

24. Vyombo vya usafiri a.    Uwepo na utoshelevu wa vyombo vya usafiri (magari, pikipiki na baisikeli)
b.    Utunzaji na Matumizi ya vyombo vya usafiri (magari, pikipiki na baisikeli)
c.    Matumizi ya ‘Logbooks’

 

25. Ikama na stahili za watumishi a.    Utoshelevu  wa  Watumishi kwa kada
b.    Ulipwaji wa Mishahara na Stahili zingine za Watumishi
26. Mafunzo ya ndani mahala pa kazi a.    Uwepo wa mpango wa mafunzo ya ndani mahala pa kazi
27. Maendeleo ya Watumishi a.     kuthibitishwa kazini na kupandishwa vyeo
28. Mahudhurio, kuwahi na kudumu kazini a)    Uwepo na Matumizi ya rejesta za mahudhurio, kutoka wakati wa saa za kazi na kuondoka kazini baada ya saa za kazi.
b)   Utaratibu wa Malipo ya kazi zinazobidi kufanyika baada ya saa za kazi
29. Maduhuli na amana a.    Ukusanyaji  na upelekaji benki  fedha za maduhuli na amana
b.    Uwepo, utunzaji na matumizi ya rejesta za amana
c.    Utunzwaji wa stakabadhi za malipo
30. Upokeaji wa mafungu ya fedha kutoka Makao Makuu a.    Utoaji wa stakabadhi ya kupokea fedha
b.    Matumizi ya fedha zilizopokelewa kwa mujibu wa bajeti
c.    Uandaaji na uwasilishaji  wa taarifa ya utekelezaji wa Bajeti
31. Manunuzi utoaji/ugawaji wa vifaa a.    Uzingatiaji wa sheria, kanuni na taratibu za manunuzi ya vifaa
b.    Ubora wa vifaa vinavyonunuliwa
 

c.    Leja za Vifaa

d.     Uwepo na uwajibikaji wa kamati za kupokea vifaa
e.     Utaratibu wa Ugawaji wa vifaa kwa (issue vouchers)

 

4.1.2 MIKUTANO NA WATUMISHI WA MAHAKAMA

Mara baada ya kufanya Ukaguzi wa Mahakama katika maeneo yaliyobainishwa katika jedwali 4.1.1, Mkaguzi atafanya mikutano na watumishi wa mahakama katika mahakama aliyofanyia ukaguzi kwa utaratibu ufuatao:

 

MKUTANO NA HAKIMU MFAWIDHI NA MTENDAJI WA MAHAKAMA
Kila Mkaguzi aeleze mazuri yote aliyoyaona katika ukaguzi wake na kumpa moyo mhusika kwa juhudi alizozifanya katika kuboresha utendaji kazi.
Kila Mkaguzi aeleze mapungufu yote aliyobaini, wajadiliane kwa pamoja na hatimaye kutoa ushauri na mapendekezo
MKUTANO NA HAKIMU MFAWIDHI NA MAHAKIMU
Kila Mkaguzi aeleze mazuri yote aliyoyaona katika ukaguzi wake na kuwapa moyo kwa juhudi walizozifanya katika kuboresha utendaji kazi
Kila Mkaguzi aeleze Mapungufu yote aliyobaini, wajadiliane kwa pamoja na hatimaye kutoa ushauri na mapendekezo

 

MKUTANO NA WATUMISHI WOTE KATIKA KITUO CHA UKAGUZI
Mkaguzi aeleze Mazuri yote aliyoona katika ukaguzi na kuwapongeza wafanyakazi kwa kujituma kwao katika kuboresha utoaji huduma
Mkaguzi na watumishi wajadili kwa pamoja mapungufu yote yaliyoonekana na hatimaye kutoa mapendekezo yatakayoonekana yanafaa. Pia wakubaliene muda wa kurekebisha mapungufu ili kuweka ratiba ya ufuatiliaji
Mkaguzi asikilize maoni na matatizo yanayowakabili watumishi na kuchukua hatua stahiki.

4.1.3 MKUTANO NA MAHABUSU NA WAFUNGWA

Mara baada ya kufanya Ukaguzi wa Magereza katika maeneo yaliyobainishwa katika jedwali 4.1.1, Mkaguzi atafanya mikutano na Mahabusu na Wafungwa katika Gereza alilofanyia ukaguzi kwa utaratibu ufuatao:

Mkaguzi aeleze Masuala muhimu yaliyojitokeza katika ukaguzi na kuelezea hatua zitakazochukuliwa.
Mkaguzi asikilize malalamiko ya mahabusu na wafungwa na kuyatolea majibu au ufafanuzi.

4.1.4 UANDAAJI NA UWASILISHAJI WA TAARIFA YA UKAGUZI:

Baada ya ukaguzi, Kiongozi Mkaguzi ataandaa taarifa itakayozingatia (1) mambo yaliyokaguliwa (2) Matokeo ya Ukaguzi (3) hatua zilizochukuliwa, maelekezo na Mapendekezo (4) kwa kukamilisha jedwali (4.1.1).

Taarifa itatakiwa kuwa tayari na kuwasilishwa kila tarehe 15 ya Mwezi April, Julai, Oktoba na Januari na kusambazwa kama ifuatavyo:

  • Hakimu Mkazi Mfawidhi(W) na Mtendaji wa Mahakama (W) kwa Hakimu Mkazi Mfawidhi (M) na Mtendaji (M)
  • Hakimu Mkazi Mfawidhi (M) na Mtendaji wa Mahakama (M) pamoja na taarifa inayounganisha taarifa zote toka kwa mahakimu wakazi wafawidhi (W) na Watendaji (W) kwa Naibu Msajili na Mtendaji  Mahakama Kuu Kanda
  • Naibu Msajili na Mtendaji wa Mahakama Kuu kanda pamoja na taarifa inayounganisha taarifa zote toka kwa Mahakimu Wakazi Wafawidhi (M) na watendaji (M) kwa Jaji Mfawidhi, nakala kwa Msajili na Mtendaji wa  Mahakama Kuu na Mkurugenzi  wa Idara ya Ukaguzi wa Huduma za Mahakama na Maadili
  • Mkurugenzi wa Idara ya Ukaguzi wa Huduma za Mahakama na Maadili kwa Mtendaji Mkuu na Msajili Mkuu.

4.1.5 UCHAMBUZI NA UWASILISHASHAJI WA TAARIFA ZA UKAGUZI

  • Hakimu Mkazi Mfawidhi (M) na Mtendaji (M) watachambua taarifa za Ukaguzi zilizowasilishwa na Mahakimu Wakazi wafawidhi (W) na Watendaji (W) na kuwasilisha taarifa iliyochambuliwa kwa Naibu Msajili na Mtendaji wa Mahakama Kuu kanda kila tarehe 15 ya Mwezi Machi, Juni, Septemba na Desemba
  • Naibu Msajili na Mtendaji wa Mahakama Kuu kanda  watachambua taarifa za Ukaguzi zilizowasilishwa na  Mahakimu Wakazi wafawidhi (M) na Watendaji (M) katika kanda na kuwasilisha taarifa iliyochambuliwa kwa Jaji Mfawidhi nakala kwa Msajili, Mtendaji Mahakama Kuu na Mkurugenzi wa Idara ya Ukaguzi Huduma za Mahakama na Maadili na kila tarehe 15 ya Mwezi Machi, Juni, Septemba na Desemba
  • Mkurugenzi wa Idara ya Ukaguzi Huduma za Mahakama na maadili atachambua taarifa za ukaguzi na kuandaa taarifa ya ukaguzi, katika ngazi ya kitaifa na kuiwasilisha kwa Mtendaji Mkuu na Msajili Mkuu nakala kwa jaji Kiongozi na Majaji wafawidhi katika kila kanda kila tarehe 30 ya Mwezi Machi, Juni, Septemba na Desemba

4.1.6   UWASILISHAJI WA TAARIFA KWA MHESHIMIWA JAJI MKUU

  • Baada ya kupokea taarifa ya ukaguzi, Mtendaji Mkuu na Msajili Mkuu watatoa maoni juu ya taarifa hiyo na kuiwasilisha kwa Mheshimiwa Jaji Mkuu.

4.1.7 TATHMINI YA UKAGUZI

Kwa madhumuni ya Udhibiti wa viwango na ubora wa huduma:

  1. Kila kiongozi Mkaguzi atafanya tathimini ya Ukaguzi uliofanyika na kuandaa taarifa ya tathmini kila mwisho wa Mwaka ikibainisha yafuatayo:
    • Maeneo yenye mapungufu na chanzo chake
    • Mapungufu yanayojirudia rudia na kiwango chake
    • Utekelezaji wa mapendekezo
    • Maoni na mapendekezo.

Taarifa ya tathimini itawasilishwa kila tarehe 15 ya Mwezi Januari

  1. kila tarehe 30 ya mwezi Juni, Septemba na Desemba Mkurugenzi wa Ukaguzi,Usimamizi na Maadili atachambua taarifa za tathimini za ukaguzi katika ngazi zote za Mahakama na kuwasilisha taarifa ya tathimini ya ukaguzi iliyochambuliwa kwa Msajili Mkuu na Mtendaji Mkuu ambao kila mmoja atatoa maoni yake juu ya taarifa hiyo na kuwasilisha kwa Mheshimiwa Jaji Mkuu na nakala kwa Mheshimiwa Jaji Kiongozi.